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シンガポール政府の入札案件：ある地区機関は、老朽化した機器、遅いA3印刷、セキュリティ上の懸念、および厳しい予算という課題を抱えていた。入札を通じて、高速A3対応MPS（マネージド・プリンティング・サービス）リース契約を導入し、新規 Gestetner 製デバイスおよびセキュアな再生 Ricoh 製デバイスを採用した。この導入には、セキュア・プリント機能／監査ログ機能、5年間無償メンテナンス、およびページ単位課金方式が含まれる。結果として、印刷効率が60％向上、データ漏洩ゼロ、コンプライアンス審査合格、コストが30％削減された。
クライアントはシンガポールの地区レベルの政府行政部門であり、政策文書の配布、入札公告の作成およびアーカイブ管理を担当しています。この部門では、機器のセキュリティ性、安定性、および印刷効率について厳しい要件があります。また、すべての調達活動は、透明性、公開性および費用対効果という政府の入札原則に準拠している必要があります。
既存の印刷装置は老朽化しており、A3印刷速度が遅く、入札期間中の繁忙期に大量の文書処理を行うことが困難でした。
政府文書には機密情報が含まれており、印刷プロセス中に情報漏洩を防ぐため、厳格なデータセキュリティ対策が必要です。
政府の調達予算は限られているため、機能要件を満たしつつ、機器の取得およびその後の運用・保守コストを管理する必要があります。
公的な政府入札を通じて、専用のサービス体制が伴うMPS（マネージドプリントサービス）リースソリューションが選定されました。
1. 採用された提案には、新品のGestener 4045デバイスと再生産されたRicoh 3500/6000を組み合わせた構成が含まれており、すべて高速A3印刷に対応しています。Gestener 4045は大量の文書印刷ニーズに対応します。再生産されたRicohデバイスは、強化されたセキュア印刷機能で最適化されており、政府の機密保持要件を満たしています。このソリューションは、1日数ドルという低コストで契約され、契約期間は2年間であり、政府の予算管理基準に完全に適合しています。
2.パスワード保護付き印刷モジュールをすべてのデバイスに導入し、企業向けコラボレーションソフトウェアと統合しました。スタッフは、印刷ジョブを実行する際にそれぞれ固有の認証情報を入力する必要があります。さらに、包括的な印刷ログを保存することで文書のトレーサビリティを確保し、政府のセキュリティおよび機密保持に関する規制への完全な準拠を実現しています。
3.本ソリューションには、5年間の無償メンテナンスおよび修理サービスが含まれており、定期的な訪問点検および純正品質部品の交換が実施されます。また、ペイ・パー・プリント方式の課金モデルを採用しており、実際の印刷枚数に基づいてのみ課金されるため、稼働していない設備に起因するコストを効果的に排除します。
文書印刷の全体的な効率が60%向上し、入札の繁忙期でもスムーズな運用が可能になりました。セキュア印刷機能により情報漏洩リスクが解消され、政府のコンプライアンス監査にも無事合格しました。従量課金式の印刷モデルを採用することで、オフィスの印刷コストを30%削減し、業務効率の向上と合わせて大きなコスト節減を実現しました。
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