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Caso da Licitação Governamental de Singapura: Uma agência distrital possuía equipamentos antigos, impressão A3 lenta, preocupações com segurança e orçamento apertado. Por meio de licitação, optou por um contrato de MPS (Gestão de Impressão e Serviços) com locação de dispositivos A3 de alta velocidade (novos Gestetner + Ricoh recondicionados com segurança reforçada), incluindo recursos de impressão segura e registros de auditoria, manutenção gratuita por 5 anos e modelo de pagamento por página impressa. Resultados: eficiência na impressão aumentada em 60%, nenhuma violação de dados, conformidade com os requisitos atestada e redução de custos em 30%.
O cliente é um departamento administrativo governamental em nível distrital em Cingapura, responsável pela distribuição de documentos políticos, preparação de anúncios de licitação e gestão de arquivos. O departamento possui requisitos rigorosos quanto à segurança, estabilidade e eficiência das impressoras. Além disso, todas as atividades de aquisição devem estar em conformidade com os princípios governamentais de transparência, abertura e eficiência de custos nas licitações.
Os equipamentos de impressão existentes estavam desatualizados, com velocidades lentas de impressão A3, dificultando o processamento de grandes volumes de documentos durante os períodos de pico de licitações.
Documentos governamentais contêm informações sensíveis, exigindo medidas rigorosas de segurança de dados para evitar vazamentos de informação durante o processo de impressão.
Os orçamentos de aquisições governamentais são limitados, exigindo controle sobre a aquisição de equipamentos e os custos subsequentes de operação e manutenção, ao mesmo tempo em que atendem aos requisitos funcionais.
Por meio de uma licitação pública governamental, foi selecionada uma solução de locação MPS (Managed Print Services), apoiada por cláusulas dedicadas de serviço.
1. A proposta vencedora incluiu uma combinação de dispositivos Gestener 4045 novos e Ricoh 3500/6000 remanufaturados, todos compatíveis com impressão rápida em formato A3. As unidades Gestener 4045 atenderam às necessidades de impressão de documentos de alto volume. Os dispositivos Ricoh remanufaturados foram otimizados com funções aprimoradas de impressão segura, atendendo aos requisitos de confidencialidade do governo. A solução foi concedida por um custo de apenas alguns dólares por dia, com um período contratual de dois anos, totalmente alinhado aos padrões de controle orçamentário governamental.
2. Módulos de impressão com senha foram instalados em todos os dispositivos e integrados ao software corporativo de colaboração. Os funcionários devem inserir credenciais exclusivas para liberar trabalhos de impressão. Além disso, são mantidos registros completos de impressão para permitir a rastreabilidade de documentos, garantindo total conformidade com as regulamentações governamentais de segurança e confidencialidade.
3. A solução inclui cinco anos de serviços gratuitos de manutenção e reparo, com inspeções programadas in loco e substituição de peças de qualidade original. Aplica-se um modelo de cobrança por impressão, que cobra apenas com base nos volumes reais de impressão, eliminando efetivamente os custos associados a equipamentos ociosos.
A eficiência geral na impressão de documentos aumentou em 60%, permitindo operações contínuas durante os períodos de pico de licitações. Recursos de impressão segura eliminaram riscos de vazamento de informações e passaram com sucesso nas auditorias governamentais de conformidade. O modelo de pagamento por impressão reduziu os custos totais de impressão no escritório em 30%, gerando economias significativas enquanto melhorava a eficiência operacional.
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