×
Vụ việc về thầu chính phủ tại Singapore: Một cơ quan cấp quận đang sử dụng thiết bị cũ, tốc độ in khổ A3 chậm, lo ngại về bảo mật và ngân sách eo hẹp. Qua hình thức đấu thầu, cơ quan này đã lựa chọn dịch vụ thuê ngoài quản lý in ấn (MPS) với các thiết bị in khổ A3 tốc độ cao (máy Gestetner mới + máy Ricoh được tân trang lại có tính năng bảo mật), tích hợp chức năng in an toàn/ghi nhật ký kiểm toán, bảo trì miễn phí trong 5 năm và thanh toán theo số trang in. Kết quả đạt được: Hiệu suất in tăng 60%, không xảy ra rò rỉ dữ liệu, đáp ứng đầy đủ yêu cầu tuân thủ, chi phí giảm 30%.
Khách hàng là một cơ quan hành chính cấp quận thuộc chính phủ Singapore, chịu trách nhiệm phân phối tài liệu chính sách, chuẩn bị thông báo đấu thầu và quản lý lưu trữ. Cơ quan này có các yêu cầu nghiêm ngặt về độ an toàn, ổn định và hiệu suất in ấn của thiết bị. Ngoài ra, mọi hoạt động mua sắm đều phải tuân thủ các nguyên tắc đấu thầu của chính phủ về minh bạch, công khai và hiệu quả chi phí.
Thiết bị in ấn hiện tại đã lỗi thời, tốc độ in A3 chậm, khó xử lý khối lượng lớn tài liệu trong các giai đoạn cao điểm về đấu thầu.
Tài liệu chính phủ chứa thông tin nhạy cảm, do đó cần các biện pháp bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt để ngăn chặn rò rỉ thông tin trong quá trình in ấn.
Ngân sách mua sắm của chính phủ có hạn, đòi hỏi phải kiểm soát chi phí mua thiết bị cũng như chi phí vận hành và bảo trì sau đó, đồng thời đáp ứng các yêu cầu chức năng.
Thông qua một gói thầu công khai của chính phủ, một giải pháp thuê ngoài MPS (Dịch vụ In Quản lý) đã được lựa chọn, đi kèm các điều khoản dịch vụ chuyên biệt.
1. Đề xuất trúng thầu bao gồm sự kết hợp giữa các thiết bị Gestener 4045 mới hoàn toàn và các thiết bị Ricoh 3500/6000 được tân trang lại, tất cả đều hỗ trợ in A3 tốc độ cao. Các thiết bị Gestener 4045 đáp ứng nhu cầu in tài liệu khối lượng lớn. Các thiết bị Ricoh được tân trang lại đã được tối ưu hóa với chức năng in bảo mật nâng cao, đáp ứng các yêu cầu bảo mật của chính phủ. Giải pháp được trao với mức chi phí chỉ vài đô la mỗi ngày, trong thời hạn hợp đồng hai năm, hoàn toàn phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm soát ngân sách của chính phủ.
2. Các mô-đun in được bảo vệ bằng mật khẩu đã được cài đặt trên tất cả các thiết bị và tích hợp với phần mềm cộng tác doanh nghiệp. Nhân viên phải nhập thông tin đăng nhập duy nhất để thực hiện việc in. Ngoài ra, nhật ký in chi tiết được lưu trữ nhằm đảm bảo khả năng truy xuất tài liệu, tuân thủ đầy đủ các quy định về an ninh và bảo mật của chính phủ.
3. Giải pháp bao gồm năm năm dịch vụ bảo trì và sửa chữa miễn phí, với các cuộc kiểm tra định kỳ tại chỗ và thay thế các bộ phận đạt chất lượng gốc. Mô hình tính phí theo số lượng bản in được áp dụng, chỉ tính phí dựa trên khối lượng in thực tế, từ đó loại bỏ hiệu quả các chi phí liên quan đến thiết bị không hoạt động.
Hiệu suất in tài liệu tổng thể tăng 60%, cho phép vận hành trơn tru trong các giai đoạn đấu thầu cao điểm. Các tính năng in bảo mật loại bỏ rủi ro rò rỉ thông tin và đã vượt qua thành công các cuộc kiểm toán tuân thủ của chính phủ. Mô hình thanh toán theo bản in giúp giảm 30% tổng chi phí in văn phòng, đạt được khoản tiết kiệm chi phí đáng kể đồng thời cải thiện hiệu quả vận hành.
EN
