×
Aanbesteding door de Singaporese overheid: Een districtagentschap had verouderde apparatuur, langzame A3-printfunctie, veiligheidsbezorgdheden en een strak budget. Via een aanbestedingsprocedure koos men voor een MPS-leasingoplossing met hoogwaardige A3-apparaten (nieuwe Gestetner-apparaten + beveiligde gereviseerde Ricoh-apparaten), inclusief beveiligde print- en auditlogboeken, vijf jaar gratis onderhoud en betaling per pagina. Resultaten: printefficiëntie +60%, geen gegevenslekkages, naleving van voorschriften gewaarborgd, kosten -30%.
De klant is een districtsniveau overheidsbestuursafdeling in Singapore, verantwoordelijk voor de distributie van beleidsdocumenten, voorbereiding van aanbestedingsaankondigingen en archiefbeheer. De afdeling heeft strenge eisen ten aanzien van apparatenveiligheid, stabiliteit en printefficiëntie. Daarnaast moeten alle inkoopactiviteiten voldoen aan de openbaarheid-, transparantie- en kostenefficiëntiebeginselen van overheidsaanbestedingen.
De bestaande printapparatuur was verouderd, met trage A3 printsnelheden, waardoor het moeilijk was om grote hoeveelheden documenten te verwerken tijdens piekmomenten van aanbestedingen.
Overheidsdocumenten bevatten gevoelige informatie, waarvoor strikte maatregelen voor gegevensbeveiliging nodig zijn om informatielekken tijdens het printproces te voorkomen.
De overheidsaanbestedingsbudgetten zijn beperkt, wat vereist dat de aanschaf van apparatuur en de daaropvolgende exploitatie- en onderhoudskosten worden gecontroleerd, terwijl tegelijkertijd aan de functionele eisen wordt voldaan.
Via een openbare overheidsaanbesteding werd een MPS-oplossing (Managed Print Services) op basis van leasing geselecteerd, ondersteund door toegewijde servicevoorzieningen.
1. Het winnende voorstel omvatte een combinatie van gloednieuwe Gestener 4045-apparaten en gereviseerde Ricoh 3500/6000-apparaten, allemaal geschikt voor hoogwaardig A3-printen met hoge snelheid. De Gestener 4045-apparaten waren bedoeld voor het afdrukken van grote documentenstromen. De gereviseerde Ricoh-apparaten werden geoptimaliseerd met verbeterde functies voor veilig afdrukken, waarmee aan de vertrouwelijkheidsvereisten van de overheid werd voldaan. De oplossing werd toegekend tegen een kostenpost van slechts enkele dollars per dag, met een contractduur van twee jaar, volledig in lijn met de overheidsnormen voor budgetcontrole.
wachtwoordbeveiligde printmodules zijn op alle apparaten geïnstalleerd en geïntegreerd met enterprise samenwerkingss software. Medewerkers moeten unieke inloggegevens invoeren om afdrukopdrachten vrij te geven. Daarnaast worden uitgebreide printlogs bewaard om documenttraceerbaarheid mogelijk te maken, wat zorgt voor volledige naleving van overheidsvoorschriften voor beveiliging en vertrouwelijkheid.
de oplossing omvat vijf jaar gratis onderhoud en reparatiediensten, met geplande inspecties ter plaatse en vervanging van onderdelen van originele kwaliteit. Er wordt gebruikgemaakt van een pay-per-print factureringsmodel, waarbij alleen wordt gefactureerd op basis van daadwerkelijke afdrukvolume, waardoor effectief kosten worden geëlimineerd die verband houden met inactieve apparatuur.
De algehele efficiëntie van documentenprinten is met 60% toegenomen, waardoor een vlotte werking tijdens piekperiodes van aanbestedingen mogelijk is geworden. Beveiligde printfuncties elimineerden risico's op informatielekken en slaagden erin om de overheidsaudit voor naleving met succes te doorstaan. Het pay-per-printmodel zorgde voor een verlaging van de totale kantoorprintkosten met 30%, wat leidde tot aanzienlijke kostenbesparingen terwijl de operationele efficiëntie verbeterde.
EN
