กรณีอุตสาหกรรมการประมูลภาครัฐ

โปรไฟล์ลูกค้า

ลูกค้าเป็นหน่วยงานบริหารระดับเขตของรัฐบาลในสิงคโปร์ ซึ่งรับผิดชอบการจัดจำหน่ายเอกสารนโยบาย การจัดทำประกาศประกวดราคา และการจัดการเก็บเอกสาร มีข้อกำหนดอย่างเข้มงวดเกี่ยวกับความปลอดภัย ความเสถียร และประสิทธิภาพของการพิมพ์ นอกจากนี้ กิจกรรมการจัดซื้อทุกประเภทจะต้องเป็นไปตามหลักการเปิดเผย โปร่งใส และประหยัดต้นทุนของรัฐบาล

ความท้าทาย

อุปกรณ์การพิมพ์เดิมล้าสมัย มีความเร็วในการพิมพ์ A3 ช้า ทำให้ยากต่อการจัดการปริมาณเอกสารจำนวนมากในช่วงเวลาที่มีการประกวดราคาอย่างหนาแน่น

เอกสารของรัฐบาลมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จึงจำเป็นต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเข้มงวด เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการพิมพ์

งบประมาณการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลมีจำกัด จำเป็นต้องควบคุมค่าใช้จ่ายในการได้มาซึ่งอุปกรณ์ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและการบำรุงรักษาภายหลัง โดยยังคงตอบสนองความต้องการด้านฟังก์ชัน

โซลูชัน

ผ่านกระบวนการประกวดราคาภาครัฐ เลือกใช้โซลูชันเช่าบริการพิมพ์แบบครบวงจร (MPS - Managed Print Services) ที่มีบริการเฉพาะทางรองรับ

1. ข้อเสนอที่ชนะการประกวดราคารวมถึงอุปกรณ์ Gestener 4045 ใหม่เอี่ยม และอุปกรณ์ Ricoh 3500/6000 ที่ผ่านการผลิตซ้ำใหม่ ทั้งหมดรองรับการพิมพ์ขนาด A3 ความเร็วสูง อุปกรณ์ Gestener 4045 ตอบสนองความต้องการพิมพ์เอกสารปริมาณมาก ในขณะที่อุปกรณ์ Ricoh ที่ผ่านการผลิตซ้ำใหม่ได้รับการเพิ่มประสิทธิภาพด้วยฟังก์ชันการพิมพ์อย่างปลอดภัยมากขึ้น เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความลับของรัฐบาล โซลูชันนี้ได้รับอนุมัติด้วยต้นทุนเพียงไม่กี่ดอลลาร์ต่อวัน เป็นระยะเวลาสัญญาสองปี สอดคล้องอย่างสมบูรณ์กับมาตรฐานการควบคุมงบประมาณของรัฐบาล

2. ติดตั้งโมดูลการพิมพ์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านบนอุปกรณ์ทุกเครื่องและผสานรวมกับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันขององค์กร พนักงานต้องป้อนข้อมูลประจำตัวที่ไม่ซ้ำกันเพื่อดำเนินการพิมพ์งาน นอกจากนี้ยังเก็บบันทึกการพิมพ์อย่างละเอียดเพื่อให้สามารถติดตามเอกสารได้ ซึ่งช่วยให้มั่นใจถึงความสอดคล้องอย่างเต็มที่ตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและข้อกำหนดการรักษาความลับของรัฐบาล

3. โซลูชันนี้รวมบริการบำรุงรักษาและการซ่อมแซมฟรีเป็นระยะเวลาห้าปี พร้อมการตรวจสอบหน้างานตามกำหนดและเปลี่ยนอะไหล่ที่มีคุณภาพเทียบเท่าของแท้ มีการใช้แบบจำลองการเรียกเก็บเงินแบบจ่ายต่อหน้าพิมพ์ โดยคิดค่าใช้จ่ายเฉพาะตามปริมาณการพิมพ์จริง ซึ่งช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้งานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์ที่ได้รับ

ประสิทธิภาพการพิมพ์เอกสารโดยรวมเพิ่มขึ้น 60% ทำให้สามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นในช่วงเวลาเสนอราคาที่มีปริมาณสูง ฟีเจอร์การพิมพ์อย่างปลอดภัยช่วยลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูล และผ่านการตรวจสอบตามข้อกำหนดของรัฐบาลได้สำเร็จ โมเดลการจ่ายเงินตามจำนวนหน้าที่พิมพ์ ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ในสำนักงานรวมลง 30% ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก พร้อมทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน