×
Tender Kerajaan Singapura Kes A: Sebuah agensi daerah memiliki peralatan lama, pencetakan A3 yang perlahan, kebimbangan keselamatan siber, dan bajet yang ketat. Melalui proses tender, agensi tersebut memilih sewa Perkhidmatan Pengurusan Percetakan (MPS) dengan peranti A3 berkelajuan tinggi (Gestetner baharu + Ricoh diperbaharui dengan keselamatan terjamin), yang menawarkan ciri cetak selamat/log audit, penyelenggaraan percuma selama 5 tahun, serta bayaran mengikut bilangan halaman dicetak. Hasilnya: kecekapan percetakan meningkat sebanyak +60%, tiada kebocoran data, pematuhan berjaya diluluskan, dan kos berkurang sebanyak -30%.
Pelanggan adalah sebuah jabatan pentadbiran kerajaan peringkat daerah di Singapura, yang bertanggungjawab untuk pengagihan dokumen dasar, penyediaan pengumuman tender, dan pengurusan arkib. Jabatan ini mempunyai keperluan ketat terhadap keselamatan peralatan, kestabilan, dan kecekapan pencetakan. Selain itu, semua aktiviti perolehan mesti mematuhi prinsip tender kerajaan iaitu ketelusan, keterbukaan, dan kecekapan kos.
Peralatan pencetakan sedia ada sudah ketinggalan zaman, dengan kelajuan pencetakan A3 yang perlahan, menyukarkan pengendalian volum dokumen yang besar semasa tempoh puncak tender.
Dokumen kerajaan mengandungi maklumat sensitif, memerlukan langkah keselamatan data yang ketat untuk mencegah kebocoran maklumat semasa proses pencetakan.
Bajet perolehan kerajaan adalah terhad, memerlukan kawalan ke atas kos perolehan peralatan serta kos operasi dan penyelenggaraan berikutnya sambil memenuhi keperluan fungsian.
Melalui tender awam kerajaan, penyelesaian sewa beli MPS (Perkhidmatan Pencetakan Terurus) telah dipilih, disokong oleh peruntukan perkhidmatan khusus.
1. Cadangan yang menang merangkumi kombinasi peranti Gestener 4045 baharu dan Ricoh 3500/6000 yang diperkemas semula, kesemuanya menyokong pencetakan A3 berkelajuan tinggi. Unit Gestener 4045 menangani keperluan pencetakan dokumen berjumlah besar. Peranti Ricoh yang diperkemas semula dioptimumkan dengan fungsi pencetakan selamat yang dipertingkatkan, memenuhi keperluan kerahsiaan kerajaan. Penyelesaian ini diberikan pada kos hanya beberapa dolar sehari, dengan tempoh kontrak dua tahun, sepenuhnya selaras dengan piawaian kawalan belanjawan kerajaan.
2. Modul pencetakan yang dilindungi kata laluan telah dipasang pada semua peranti dan diintegrasikan dengan perisian kolaborasi perusahaan. Kakitangan mesti memasukkan kredensial unik untuk melepaskan tugas pencetakan. Selain itu, log pencetakan yang komprehensif disimpan untuk membolehkan penjejakan dokumen, memastikan pematuhan penuh terhadap peraturan keselamatan dan kerahsiaan kerajaan.
3. Penyelesaian ini merangkumi lima tahun servis penyelenggaraan dan pembaikan percuma, dengan pemeriksaan di tapak secara berkala serta penggantian komponen berkualiti asal. Model pengebilan bayar-selepas-mencetak digunakan, yang hanya mengenakan caj berdasarkan jumlah cetakan sebenar, secara berkesan menghapuskan kos yang berkaitan dengan peralatan tidak aktif.
Keseluruhan kecekapan pencetakan dokumen meningkat sebanyak 60%, membolehkan operasi berjalan lancar semasa tempoh tender puncak. Ciri pencetakan selamat menghapuskan risiko kebocoran maklumat dan berjaya lulus audit pematuhan kerajaan. Model bayar-selepas-mencetak mengurangkan jumlah kos pencetakan pejabat sebanyak 30%, mencapai penjimatan kos yang ketara sambil meningkatkan kecekapan operasi.
EN
