×
Кейс тендеру уряду Сінгапуру: У районному агентстві використовувалося застаріле обладнання, повільна друкова техніка формату A3, існували проблеми з безпекою та обмежений бюджет. В рамках тендеру обрано оренду системи управління друком (MPS) із високошвидкісними пристроями формату A3 (нові пристрої Gestetner та забезпечені безпекою відновлені пристрої Ricoh), що передбачає функції безпечного друку та аудиту друкованих документів, 5-річне безкоштовне технічне обслуговування та оплату за сторінку. Результати: ефективність друку зросла на 60 %, витік даних відсутній, вимоги до відповідності виконано, витрати зменшилися на 30 %.
Клієнт — адміністративний департамент районного рівня в Сінгапурі, який відповідає за розповсюдження політичних документів, підготовку оголошень про тендери та архівне управління. До обладнання пред'являються жорсткі вимоги щодо безпеки, стабільності та ефективності друку. Крім того, всі закупівлі мають відбуватися з дотриманням принципів прозорості, відкритості та економічної ефективності, передбачених правилами державних тендерів.
Існуюче друкарське обладнання було застарілим, а швидкість друку А3 була повільною, що ускладнювало обробку великих обсягів документів у період пікових тендерів.
Документи державних установ містять конфіденційну інформацію, тому для запобігання витоку даних під час процесу друку необхідні суворі заходи з безпеки даних.
Бюджети державних закупівель обмежені, тому потрібно контролювати витрати на придбання обладнання та подальше експлуатаційне обслуговування й ремонт, забезпечуючи при цьому функціональні вимоги.
Шляхом проведення відкритого державного тендеру було обрано рішення оренди MPS (Managed Print Services) із спеціалізованими послугами обслуговування.
1. Переможна пропозиція включала поєднання абсолютно нових пристроїв Gestener 4045 та відремонтованих Ricoh 3500/6000, усі з підтримкою швидкого друку формату A3. Пристрої Gestener 4045 задовольняли потреби у друку великих обсягів документів. Відремонтовані пристрої Ricoh були оптимізовані за рахунок покращених функцій безпечного друку, що відповідає вимогам конфіденційності державних установ. Рішення було затверджено за вартості лише кілька доларів на добу, строком на два роки, повністю у відповідності зі стандартами бюджетного контролю уряду.
2. На всі пристрої були встановлені модулі друку з парольним захистом та інтегровані з корпоративним програмним забезпеченням для співпраці. Працівники мають вводити унікальні облікові дані для вивільнення завдань на друк. Крім того, зберігаються детальні журнали друку для забезпечення можливості відстеження документів, що гарантує повну відповідність нормативним вимогам уряду щодо безпеки та конфіденційності.
3. Рішення включає п'ять років безкоштовного обслуговування та ремонту з плановими оглядами на місці та заміною оригінальних запчастин. Застосовується модель оплати за друк, що передбачає сплату лише за фактичний обсяг надрукованих матеріалів, що ефективно усуває витрати, пов’язані з простою устаткування.
Загальна ефективність друкування документів зросла на 60%, забезпечивши безперебійну роботу в період пікових тендерів. Функції безпечного друку усунули ризики витоку інформації та успішно пройшли перевірки на відповідність вимогам уряду. Модель оплати за друк скоротила загальні витрати офісу на друк на 30%, забезпечивши значну економію коштів і покращення ефективності операцій.
EN
