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Appel d'offres du gouvernement de Singapour — Cas d'une agence de district : Cette agence disposait d'équipements anciens, d'une impression A3 lente, de préoccupations en matière de sécurité et d'un budget serré. Par le biais d'un appel d'offres, elle a choisi une location de services gérés (MPS) comprenant des dispositifs A3 à haute vitesse (nouveaux Gestetner et Ricoh reconditionnés sécurisés), dotés d'impression sécurisée / journaux d'audit, d'une maintenance gratuite sur 5 ans et d'un modèle de tarification à la page imprimée. Résultats obtenus : efficacité d'impression augmentée de 60 %, aucune fuite de données, conformité validée, coûts réduits de 30 %.
Le client est un département administratif gouvernemental de niveau district à Singapour, chargé de la distribution de documents politiques, de la préparation des annonces d'appel d'offres et de la gestion des archives. Le département impose des exigences strictes en matière de sécurité, de stabilité et d'efficacité d'impression. En outre, toutes les activités d'approvisionnement doivent respecter les principes gouvernementaux de transparence, d'ouverture et d'efficacité économique.
Les équipements d'impression existants étaient obsolètes, avec des vitesses d'impression A3 lentes, rendant difficile la gestion des volumes importants de documents pendant les périodes de pointe des appels d'offres.
Les documents gouvernementaux contiennent des informations sensibles, nécessitant des mesures de sécurité strictes afin d'éviter toute fuite d'information durant le processus d'impression.
Les budgets publics sont limités, ce qui exige un contrôle des coûts d'acquisition du matériel ainsi que des coûts ultérieurs d'exploitation et de maintenance, tout en répondant aux exigences fonctionnelles.
Dans le cadre d'un appel d'offres public gouvernemental, une solution de location MPS (Managed Print Services) a été retenue, accompagnée de prestations de service dédiées.
1. La proposition gagnante comprenait une combinaison d'appareils Gestener 4045 neufs et de Ricoh 3500/6000 reconditionnés, tous compatibles avec l'impression A3 haute vitesse. Les unités Gestener 4045 répondaient aux besoins importants en impression de documents. Les appareils Ricoh reconditionnés ont été optimisés avec des fonctions d'impression sécurisée renforcées, satisfaisant ainsi aux exigences de confidentialité du gouvernement. La solution a été attribuée pour un coût de seulement quelques dollars par jour, avec une durée de contrat de deux ans, s'alignant parfaitement sur les normes de maîtrise budgétaire du gouvernement.
2. Des modules d’impression protégés par mot de passe ont été installés sur tous les appareils et intégrés au logiciel collaboratif d’entreprise. Les membres du personnel doivent saisir des identifiants uniques pour libérer les travaux d’impression. En outre, des journaux d’impression complets sont conservés afin de permettre la traçabilité des documents, garantissant ainsi le respect intégral des réglementations gouvernementales en matière de sécurité et de confidentialité.
3. La solution comprend cinq ans de services gratuits de maintenance et de réparation, avec des inspections programmées sur site et le remplacement de pièces d’origine. Un modèle de facturation à l’usage (« pay-per-print ») est appliqué, facturant uniquement en fonction des volumes d’impression réels, éliminant ainsi efficacement les coûts liés aux équipements inutilisés.
L'efficacité globale de l'impression des documents a augmenté de 60 %, permettant un fonctionnement fluide pendant les périodes de pointe de soumission d'offres. Les fonctionnalités d'impression sécurisée ont éliminé les risques de fuite d'informations et ont permis de réussir avec succès les audits de conformité gouvernementaux. Le modèle de paiement à l'impression a réduit les coûts totaux d'impression de bureau de 30 %, réalisant ainsi des économies significatives tout en améliorant l'efficacité opérationnelle.
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