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Gara d'appalto del governo di Singapore: un'agenzia distrettuale aveva attrezzature obsolete, stampa A3 lenta, preoccupazioni in materia di sicurezza e un budget ristretto. Attraverso la gara d'appalto, ha scelto un contratto di Managed Print Services (MPS) con dispositivi A3 ad alta velocità (nuovi Gestetner + Ricoh rigenerati e protetti), dotati di funzionalità di stampa sicura/log audit, manutenzione gratuita per 5 anni e tariffazione a pagina stampata. Risultati ottenuti: efficienza di stampa aumentata del 60%, nessuna perdita di dati, conformità verificata positivamente, costi ridotti del 30%.
Il cliente è un dipartimento amministrativo governativo a livello distrettuale a Singapore, responsabile della distribuzione di documenti politici, della preparazione degli annunci di gara e della gestione archivistica. Il dipartimento ha rigorosi requisiti in termini di sicurezza, stabilità delle apparecchiature ed efficienza di stampa. Inoltre, tutte le attività di approvvigionamento devono rispettare i principi di trasparenza, apertura ed efficienza dei costi previsti dagli appalti pubblici.
Le attrezzature di stampa esistenti erano obsolete, con velocità di stampa A3 lente, rendendo difficile gestire grandi volumi di documenti durante i periodi di picco per le gare d'appalto.
I documenti governativi contengono informazioni sensibili, che richiedono rigorose misure di sicurezza dei dati per prevenire fughe di informazioni durante il processo di stampa.
I bilanci per gli appalti pubblici sono limitati, pertanto è necessario controllare i costi di acquisizione delle attrezzature e quelli successivi di funzionamento e manutenzione, pur soddisfacendo i requisiti funzionali.
Attraverso una gara pubblica governativa, è stata selezionata una soluzione in leasing MPS (Managed Print Services), supportata da disposizioni di servizio dedicate.
1. La proposta vincente includeva una combinazione di nuovissimi dispositivi Gestener 4045 e apparecchi Ricoh 3500/6000 rigenerati, tutti supportanti la stampa ad alta velocità in formato A3. Le unità Gestener 4045 soddisfacevano le esigenze di stampa di documenti ad alto volume. I dispositivi Ricoh rigenerati erano stati ottimizzati con funzioni avanzate di stampa sicura, rispondendo ai requisiti governativi di riservatezza. La soluzione è stata assegnata a un costo di soli pochi dollari al giorno, con un contratto della durata di due anni, pienamente conforme agli standard governativi di controllo del budget.
2. Moduli di stampa protetti da password sono stati installati su tutti i dispositivi ed integrati con il software aziendale per la collaborazione. I dipendenti devono inserire credenziali univoche per rilasciare i lavori di stampa. Inoltre, vengono conservati registri completi delle stampe che consentono la tracciabilità dei documenti, garantendo la piena conformità alle normative governative in materia di sicurezza e riservatezza.
3. La soluzione include cinque anni di servizi gratuiti di manutenzione e riparazione, con ispezioni programmate in loco e la sostituzione di parti originali di qualità equivalente. È applicato un modello di fatturazione pay-per-print, che addebita solo in base ai volumi effettivi di stampa, eliminando efficacemente i costi associati a apparecchiature inutilizzate.
L'efficienza complessiva della stampa documentale è aumentata del 60%, consentendo un funzionamento regolare durante i periodi di picco dei bandi. Le funzionalità di stampa sicura hanno eliminato i rischi di divulgazione delle informazioni e hanno superato con successo le verifiche di conformità governative. Il modello pay-per-print ha ridotto i costi totali di stampa in ufficio del 30%, ottenendo significativi risparmi di costo migliorando al contempo l'efficienza operativa.
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