×
مناقصة حكومية في سنغافورة: كانت لدى إحدى الوكالات المحلية معدات قديمة، وطابعات A3 بطيئة، ومخاوف أمنية، وميزانية محدودة جدًّا. وباستخدام مناقصة رسمية، اختارت هذه الجهة عقد استئجار إدارة طباعة (MPS) يشمل أجهزة A3 عالية السرعة (طابعات جديدة من علامة Gestetner بالإضافة إلى طابعات Ricoh معاد تصنيعها بشكل آمن)، وتتميَّز هذه الأجهزة بخاصية الطباعة الآمنة وسجلات التدقيق، وصيانة مجانية لمدة 5 سنوات، ونظام الدفع مقابل كل صفحة مطبوعة. وأسفر ذلك عن نتائج تتمثل في: زيادة كفاءة الطباعة بنسبة ٦٠٪، وعدم حدوث أي تسريبات للبيانات، واجتياز متطلبات الامتثال التنظيمي، وانخفاض التكاليف بنسبة ٣٠٪.
العميل هو إدارة حكومية على مستوى المنطقة في سنغافورة، مسؤولة عن توزيع وثائق السياسات، وإعداد إعلانات المناقصات، والإدارة الأرشيفية. ولدى الإدارة متطلبات صارمة فيما يتعلق بأمان المعدات واستقرارها وكفاءة الطباعة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تمتثل جميع أنشطة الشراء لمبادئ الحكومة في المناقصات المتعلقة بالشفافية والانفتاح والكفاءة في التكلفة.
كانت معدات الطباعة الحالية قديمة الطراز، وبطيئة في طباعة المستندات بحجم A3، مما جعل من الصعب التعامل مع كميات كبيرة من المستندات خلال فترات الذروة الخاصة بالمناقصات.
تحتوي المستندات الحكومية على معلومات حساسة، ما يتطلب اتخاذ تدابير صارمة لأمن البيانات لمنع تسرب المعلومات أثناء عملية الطباعة.
الميزانيات المخصصة للشراء الحكومي محدودة، وبالتالي يلزم التحكم في تكاليف اقتناء المعدات والتكاليف اللاحقة المتعلقة بتشغيلها وصيانتها، مع الوفاء في الوقت نفسه بالمتطلبات الوظيفية.
ومن خلال مناقصة حكومية عامة، تم اختيار حل تأجير خدمات الطباعة المُدارة (MPS)، المدعوم ببنود خدمة مخصصة.
١. تضمن العرض الفائز مزيجًا من أجهزة Gestener 4045 الجديدة تمامًا، وأجهزة Ricoh 3500/6000 المعاد تصنيعها، وكلُّها تدعم الطباعة عالية السرعة بصيغة A3. وتم استخدام وحدات Gestener 4045 لتلبية احتياجات طباعة المستندات عالية الحجم. أما أجهزة Ricoh المعاد تصنيعها فقد تم تحسينها بوظائف طباعة آمنة مُعزَّزة، لتلبية متطلبات السرية الحكومية. ومنح العقد مقابل تكلفة لا تتجاوز بضعة دولارات يوميًّا، ومدته سنتان، بما يتوافق تمامًا مع معايير التحكم في الميزانية الحكومية.
٢. تم تركيب وحدات طباعة محمية بكلمة مرور على جميع الأجهزة، ودمجها مع برنامج التعاون المؤسسي. ويجب على موظفي الجهة إدخال بيانات اعتماد فريدة لإطلاق مهام الطباعة. بالإضافة إلى ذلك، يتم الاحتفاظ بسجلات طباعة شاملة لتمكين تتبع المستندات، مما يضمن الامتثال الكامل لأنظمة الأمن والسرية الحكومية.
3. تشمل الحل خمس سنوات من خدمات الصيانة والإصلاح المجانية، مع فحوصات دورية في الموقع واستبدال قطع الغيار الأصلية. ويُطبَّق نموذج فوترة يعتمد على كل صفحة مطبوعة، بحيث يتم الت charging فقط بناءً على أحجام الطباعة الفعلية، مما يقلل بشكل فعال من التكاليف المرتبطة بالمعدات غير المستخدمة.
ازدادت كفاءة طباعة المستندات بشكل عام بنسبة 60٪، مما سمح بتشغيل سلس خلال فترات المناقصات الذروة. وقضت ميزات الطباعة الآمنة على مخاطر تسرب المعلومات ونجحت في اجتياز عمليات التدقيق الحكومية المتعلقة بالامتثال. وقد خفض نموذج الدفع مقابل كل صفحة تكلفة إجمالي طباعة المكاتب بنسبة 30٪، ما حقق وفورات كبيرة في التكاليف إلى جانب تحسين الكفاءة التشغيلية.
EN
