×
Singaporen hallituksen tarjouspyyntötapaus: Yksi aluevirasto kärsi vanhoista laitteista, hitaasta A3-tulostuksesta, turvallisuusongelmista ja tiukasta budjetista. Tarjousprosessin kautta valittiin monitoimilaitteiden vuokrauspalvelu (MPS), joka sisältää korkeanopeudet A3-laitteet (uudet Gestetner-laitteet sekä turvalliset uudelleenvalmistetut Ricoh-laitteet), turvallisen tulostuksen ja tarkastuslokit, 5 vuoden maksutonta huoltoa sekä maksua sivua kohden. Tulokset: tulostustehokkuus parani 60 %, tietovuotoja ei esiintynyt, vaatimustenmukaisuustarkastus meni läpi ja kustannukset laskivat 30 %.
Asiakas on alueellinen hallinnollinen virasto Singaporessa, vastuussa politiikkadokumenttien jakelusta, hankintailmoitusten laatimisesta ja arkistohallinnasta. Virastolla on tiukat vaatimukset laitteiden turvallisuudelle, vakaudelle ja tulostustehokkuudelle. Kaikkien hankintojen on lisäksi noudatettava hallituksen hankintaperiaatteita läpinäkyvyydestä, avoimuudesta ja kustannustehokkuudesta.
Olemassa oleva painolaitteisto oli vanhentunutta, ja sen hitaat A3-tulostusnopeudet vaikeuttivat suurten määrien asiakirjojen käsittelyä huippukausina, kuten tarjouspyyntöjen aikana.
Valtionhallinnon asiakirjat sisältävät arkaluonteista tietoa, joten tulostusprosessin aikana on noudatettava tiukkoja tietoturvaedellytyksiä estääkseen tietovuodot.
Julkisen hankinnan budjetit ovat rajalliset, joten laitteiden hankinta- ja jälkikäteen syntyvät käyttö- ja huoltokustannukset on voitava hallita toiminnallisten vaatimusten ohella.
Julkinen valtion tarjouskilpailu johti MPS-ratkaisun (Managed Print Services) valintaan, jota tukee erityisesti palvelusuorituksia koskevat sopimusehdot.
voittava ehdotus sisälsi uusia Gestener 4045 -laitteita ja remanufaktoituja Ricoh 3500/6000 -laitteita, jotka kaikki tukivat nopeaa A3-tulostusta. Gestener 4045 -laitteet vastasivat suurten määrien dokumenttien tulostustarpeista. Remanufaktoituihin Ricoh-laitteisiin oli optimoitu parannetut salasanasuojatut tulostustoiminnot, jotka täyttävät hallituksen luottamuksellisuusvaatimukset. Ratkaisu myönnettiin muutaman dollarin päiväkustannuksella kahden vuoden sopimuskaudella, täysin linjassa hallituksen budjettisäätöstandardien kanssa.
salasanasuojatut tulostusmoduulit asennettiin kaikille laitteille ja yhdistettiin yrityksen yhteistyöohjelmistoon. Henkilökunnan on annettava yksilölliset tunnistetiedot tulostustyön vapauttamiseksi. Lisäksi kattavat tulostuslokit säilytetään mahdollistaen dokumenttien jäljitettävyyden, mikä takaa täyden noudattamisen hallituksen tietoturva- ja luottamuksellisuussäädösten osalta.
3. Ratkaisuun kuuluu viisi vuotta ilmaisia huolto- ja korjauspalveluja, mukaan lukien ajoitetut paikkakuntakatsastukset ja alkuperäisen laadun osien vaihto. Laskutus perustuu painomäärämalliin, jossa veloitetaan vain todellisten tulostustilavuuksien mukaan, mikä tehokkaasti poistaa kustannukset käyttämättömän laitteiston aiheuttamasta tyhjäkäynnistä.
Kokonaisdokumenttien tulostustehokkuus parani 60 %, mikä mahdollisti sujuvan toiminnan huippuajojen aikana. Turvalliset tulostusominaisuudet poistivat tietovuotoriskit ja menestyksekkäästi läpäisivät viranomaisten vaatimukset täyttävät tarkastukset. Painomääräperusteinen malli vähensi kokonaistoimistotulostuskustannuksia 30 %, saavuttaen merkittävät säästöt samalla kun toiminnallinen tehokkuus parani.
EN
