×
Περίπτωση Δημόσιου Διαγωνισμού Σιγκαπούρης: Μία περιφερειακή υπηρεσία διέθετε παλαιό εξοπλισμό, αργή εκτύπωση A3, ανησυχίες ασφαλείας και περιορισμένο προϋπολογισμό. Μέσω διαγωνισμού, επέλεξε μίσθωση Συστήματος Διαχείρισης Εκτύπωσης (MPS) με υψηλής ταχύτητας συσκευές A3 (καινούργιες Gestetner + ασφαλή ανακατασκευασμένα μηχανήματα Ricoh), με λειτουργίες ασφαλούς εκτύπωσης/αρχείων καταγραφής, 5-ετή δωρεάν συντήρηση και πληρωμή ανά σελίδα. Αποτελέσματα: απόδοση εκτύπωσης +60%, καμία διαρροή δεδομένων, επιτυχής επιθεώρηση συμμόρφωσης, μείωση δαπανών κατά 30%.
Ο πελάτης είναι ένα διοικητικό όργανο δημοτικού επιπέδου στη Σιγκαπούρη, υπεύθυνο για τη διανομή εγγράφων πολιτικής, την προετοιμασία ανακοινώσεων διαγωνισμών και τη διαχείριση αρχείων. Το όργανο θέτει αυστηρές απαιτήσεις όσον αφορά την ασφάλεια, τη σταθερότητα και την αποδοτικότητα των εξοπλισμών εκτύπωσης. Επιπλέον, όλες οι διαδικασίες προμήθειας πρέπει να συμμορφώνονται με τις αρχές των δημόσιων διαγωνισμών, δηλαδή τη διαφάνεια, την ανοικτότητα και την οικονομική αποδοτικότητα.
Ο υφιστάμενος εξοπλισμός εκτύπωσης ήταν ξεπερασμένος, με αργές ταχύτητες εκτύπωσης A3, γεγονός που καθιστούσε δύσκολη την αντιμετώπιση μεγάλων όγκων εγγράφων κατά τη διάρκεια των αιχμών των διαγωνισμών.
Τα έγγραφα του δημοσίου περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες, επομένως απαιτούνται αυστηρά μέτρα ασφάλειας δεδομένων για την πρόληψη διαρροής πληροφοριών κατά τη διαδικασία εκτύπωσης.
Οι προϋπολογισμοί δημόσιας προμήθειας είναι περιορισμένοι, επομένως απαιτείται ο έλεγχος των δαπανών αγοράς εξοπλισμού, καθώς και των επακόλουθων δαπανών λειτουργίας και συντήρησης, ενώ ταυτόχρονα πληρούνται οι λειτουργικές απαιτήσεις.
Μέσω δημόσιου διαγωνισμού της δημόσιας διοίκησης, επιλέχθηκε μια λύση ενοικίασης Διαχειριζόμενων Υπηρεσιών Εκτύπωσης (MPS), υποστηριζόμενη από εξειδικευμένες υπηρεσιακές ρυθμίσεις.
1. Η νικήτρια πρόταση περιελάμβανε συνδυασμό καινούργιων συσκευών Gestener 4045 και ανακατασκευασμένων συσκευών Ricoh 3500/6000, όλες υποστηρίζουσαν υψηλής ταχύτητας εκτύπωση A3. Οι συσκευές Gestener 4045 κάλυπταν τις ανάγκες εκτύπωσης υψηλού όγκου εγγράφων. Οι ανακατασκευασμένες συσκευές Ricoh βελτιστοποιήθηκαν με ενισχυμένες λειτουργίες ασφαλούς εκτύπωσης, πληρούντας έτσι τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας της δημόσιας διοίκησης. Η λύση ανατέθηκε με κόστος μόνο λίγων δολαρίων ημερησίως, για διετές συμβόλαιο, πλήρως σύμφωνο με τα πρότυπα ελέγχου των δημοσίων προϋπολογισμών.
2. Τα μοντέλα εκτύπωσης προστατευόμενα με κωδικό πρόσβασης εγκαταστάθηκαν σε όλες τις συσκευές και ενσωματώθηκαν με το λογισμικό επιχειρησιακής συνεργασίας. Οι υπάλληλοι πρέπει να εισάγουν μοναδικά πιστοποιητικά για την απελευθέρωση εργασιών εκτύπωσης. Επιπλέον, διατηρούνται λεπτομερείς καταγραφές εκτύπωσης για τη διασφάλιση της εντοπισιμότητας των εγγράφων, εξασφαλίζοντας πλήρη συμμόρφωση με τους κανονισμούς ασφαλείας και εμπιστευτικότητας της κυβέρνησης.
3. Η λύση περιλαμβάνει πέντε χρόνια δωρεάν υπηρεσιών συντήρησης και επισκευής, με προγραμματισμένες επισκέψεις στον χώρο και την αντικατάσταση αυθεντικών ανταλλακτικών. Εφαρμόζεται ένα μοντέλο χρέωσης ανά εκτύπωση, με χρέωση μόνο βάσει των πραγματικών όγκων εκτύπωσης, εξαλείφοντας αποτελεσματικά το κόστος που συνδέεται με αδρανείς συσκευές.
Η συνολική απόδοση εκτύπωσης εγγράφων αυξήθηκε κατά 60%, επιτρέποντας ομαλή λειτουργία κατά τις περιόδους αιχμής υποβολής προσφορών. Οι δυνατότητες ασφαλούς εκτύπωσης εξάλειψαν τους κινδύνους διαρροής πληροφοριών και επιτύχανε με επιτυχία τους ελέγχους συμμόρφωσης της κυβέρνησης. Το μοντέλο πληρωμής ανά εκτύπωση μείωσε το συνολικό κόστος εκτύπωσης του γραφείου κατά 30%, επιτυγχάνοντας σημαντική εξοικονόμηση κόστους ενώ βελτιώνεται η λειτουργική απόδοση.
EN
