싱가포르 정부 입찰 사례: 한 지방 기관은 노후화된 장비, 느린 A3 출력, 보안 우려, 그리고 제한된 예산을 겪고 있었습니다. 입찰을 통해 고속 A3 장치(신형 게스테너너 + 보안 강화 재제조 리코)를 포함한 문서관리 서비스(MPS) 리스 계약을 체결하였으며, 이는 보안 인쇄/감사 로그 기능, 5년 무료 유지보수, 페이지당 과금 방식을 특징으로 합니다. 결과: 출력 효율성 60% 향상, 데이터 유출 사고 제로, 규정 준수 검토 통과, 비용 30% 절감.
해당 고객사는 싱가포르의 지역 행정 기관으로, 정책 문서 배포, 입찰 공고 작성 및 기록 보관 관리를 담당하고 있다. 이 부서는 장비의 보안성, 안정성 및 인쇄 효율성에 대해 엄격한 요구 사항을 가지고 있다. 또한 모든 조달 활동은 투명성, 공개성 및 비용 효율성이라는 정부 입찰 원칙을 준수해야 한다.
기존 인쇄 장비는 노후화되어 A3 인쇄 속도가 느려 피크 입찰 기간 동안 대량의 문서 처리가 어려웠다.
정부 문서에는 민감한 정보가 포함되어 있어 인쇄 과정 중 정보 유출을 방지하기 위한 철저한 데이터 보안 조치가 필요하다.
정부 조달 예산이 제한적이기 때문에 기능적 요구를 충족하면서도 장비 구매 및 이후 운영과 유지보수 비용을 통제할 필요가 있다.
공개 입찰 방식의 정부 조달을 통해 전용 서비스 제공이 뒷받침되는 MPS(Managed Print Services) 리스 솔루션이 선정되었다.
1. 낙찰된 제안서에는 고속 A3 출력을 지원하는 신규 Gestener 4045 장치와 재제조된 Ricoh 3500/6000 모델이 조합되어 포함되었다. Gestener 4045 장치는 대량 문서 출력 수요를 해결하였다. 재제조된 Ricoh 장치들은 강화된 보안 인쇄 기능으로 최적화되어 정부의 기밀 유지 요건을 충족시켰다. 이 솔루션은 하루당 단지 몇 달러의 비용으로 계약되었으며, 2년간의 계약 기간 동안 정부의 예산 통제 기준에 완전히 부합한다.
2. 모든 장치에 비밀번호 보호 인쇄 모듈이 설치되어 기업용 협업 소프트웨어와 통합되었습니다. 직원들은 인쇄 작업을 실행하기 위해 고유한 인증 정보를 입력해야 합니다. 또한 포괄적인 인쇄 로그를 보관하여 문서 추적성을 가능하게 하고, 정부의 보안 및 기밀 유지 규정에 대한 완전한 준수를 보장합니다.
3. 해당 솔루션에는 5년간의 무료 유지보수 및 수리 서비스가 포함되어 있으며, 정기적인 현장 점검과 순정 품질 부품 교체가 이루어집니다. 실 출력량에 따라 과금하는 '페이-퍼-프린트(Pay-per-print)' 청구 모델이 적용되어 가동되지 않는 장비와 관련된 비용을 효과적으로 제거합니다.
문서 출력 전반의 효율성이 60% 향상되어 입찰 수요가 많은 피크 시간대에도 원활한 운영이 가능해졌습니다. 보안 출력 기능을 통해 정보 유출 위험을 제거하고 정부 규정 준수 감사를 성공적으로 통과했습니다. 프린트당 과금 방식의 도입으로 총 사무실 출력 비용을 30% 절감하여 운영 효율성 향상과 동시에 상당한 비용 절감 효과를 달성했습니다.
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