×
Ausschreibung der singapurischen Regierung: Fallbeispiel Ein Bezirksamt verfügte über veraltete Geräte, langsame A3-Druckgeschwindigkeit, Sicherheitsbedenken und ein knappes Budget. Im Rahmen einer Ausschreibung entschied man sich für einen MPS-Mietvertrag mit hochgeschwindigkeitsfähigen A3-Geräten (neue Gestetner-Geräte sowie gesicherte wiederaufbereitete Ricoh-Geräte), die Funktionen wie sicheren Druck und Audit-Logs bieten, fünf Jahre kostenlose Wartung sowie eine Abrechnung nach gedruckter Seite. Ergebnisse: Druckeffizienz +60 %, keine Datenlecks, Erfüllung der Compliance-Anforderungen, Kosten –30 %.
Der Kunde ist eine staatliche Verwaltungsbehörde auf Bezirksebene in Singapur und verantwortlich für die Verteilung von politischen Dokumenten, die Erstellung von Ausschreibungsankündigungen sowie das Archivmanagement. Die Behörde stellt hohe Anforderungen an die Sicherheit, Stabilität und Druckeffizienz der Geräte. Zudem müssen alle Beschaffungsaktivitäten den Grundsätzen der Transparenz, Offenheit und Kosteneffizienz bei öffentlichen Ausschreibungen entsprechen.
Die vorhandene Druckausrüstung war veraltet und wies langsame A3-Druckgeschwindigkeiten auf, was die Bearbeitung großer Dokumentenvolumina in Spitzenzeiten bei Ausschreibungen erschwerte.
Behördendokumente enthalten sensible Informationen, weshalb strenge Maßnahmen zur Datensicherheit erforderlich sind, um Informationslecks während des Druckprozesses zu verhindern.
Die Haushaltsmittel für öffentliche Beschaffungen sind begrenzt, weshalb die Kosten für den Erwerb der Ausrüstung sowie für den anschließenden Betrieb und die Wartung kontrolliert werden müssen, ohne die funktionalen Anforderungen zu beeinträchtigen.
Über eine öffentliche staatliche Ausschreibung wurde eine MPS-Mietlösung (Managed Print Services) mit dedizierten Serviceleistungen ausgewählt.
1. Der gewinnende Vorschlag beinhaltete eine Kombination aus brandneuen Gestener 4045-Geräten und generalüberholten Ricoh 3500/6000, die alle den schnellen A3-Druck unterstützen. Die Gestener 4045-Einheiten decken den Bedarf an hochvolumigen Dokumentendrucken ab. Die generalüberholten Ricoh-Geräte wurden mit verbesserten sicheren Druckfunktionen optimiert und erfüllen so die Anforderungen der Behörden an Vertraulichkeit. Die Lösung wurde zu Kosten von nur wenigen Dollar pro Tag vergeben, bei einer Vertragslaufzeit von zwei Jahren und steht vollständig im Einklang mit den staatlichen Budgetvorgaben.
2. Auf allen Geräten wurden passwortgeschützte Druckmodule installiert und in die Unternehmens-Kollaborationssoftware integriert. Mitarbeiter müssen eindeutige Zugangsdaten eingeben, um Druckaufträge freizugeben. Zudem werden umfassende Druckprotokolle gespeichert, um die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten sicherzustellen und somit die Einhaltung der behördlichen Sicherheits- und Vertraulichkeitsvorschriften zu gewährleisten.
die Lösung umfasst fünf Jahre kostenlose Wartungs- und Reparaturleistungen, einschließlich planmäßiger Vor-Ort-Inspektionen und dem Austausch von Teilen in Originalqualität. Es wird ein Pay-per-Print-Abrechnungsmodell angewendet, das nur auf Basis der tatsächlich gedruckten Seiten berechnet, wodurch effektiv Kosten für nicht genutzte Geräte entfallen.
Die gesamte Effizienz beim Dokumentendruck stieg um 60 %, wodurch ein reibungsloser Betrieb während der Hochphase bei Ausschreibungen gewährleistet wurde. Sicherheitsfunktionen beim Drucken beseitigten Risiken von Informationsverlusten und bestanden erfolgreich die behördlichen Compliance-Prüfungen. Durch das Pay-per-Print-Modell konnten die Gesamtkosten für das Bürodokumentendrucken um 30 % gesenkt werden, was erhebliche Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Steigerung der betrieblichen Effizienz bedeutete.
EN
