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Caso de la licitación gubernamental de Singapur: Una agencia distrital contaba con equipos obsoletos, impresión lenta en formato A3, preocupaciones de seguridad y un presupuesto ajustado. Mediante licitación, optó por un contrato de gestión de impresión (MPS) con arrendamiento de dispositivos A3 de alta velocidad (nuevos Gestetner más Ricoh remanufacturados y protegidos), que incluían funciones de impresión segura y registros de auditoría, mantenimiento gratuito durante cinco años y tarifa por página impresa. Resultados: eficiencia de impresión incrementada un 60 %, ausencia de fugas de datos, cumplimiento normativo aprobado y reducción de costos del 30 %.
El cliente es un departamento administrativo gubernamental a nivel distrital en Singapur, responsable de la distribución de documentos de políticas, la preparación de anuncios de licitaciones y la gestión de archivos. El departamento tiene requisitos estrictos en cuanto a la seguridad, estabilidad y eficiencia de los equipos. Además, todas las actividades de adquisición deben cumplir con los principios gubernamentales de transparencia, apertura y eficiencia de costos en las licitaciones.
Los equipos de impresión existentes estaban obsoletos, con velocidades lentas de impresión A3, lo que dificultaba manejar grandes volúmenes de documentos durante los períodos pico de licitaciones.
Los documentos gubernamentales contienen información sensible, lo que requiere medidas estrictas de seguridad de datos para evitar fugas de información durante el proceso de impresión.
Los presupuestos de compras gubernamentales son limitados, por lo que es necesario controlar los costos de adquisición de equipos y los costos posteriores de operación y mantenimiento, cumpliendo al mismo tiempo con los requisitos funcionales.
Mediante una licitación pública gubernamental, se seleccionó una solución de arrendamiento MPS (Managed Print Services), respaldada por disposiciones de servicio dedicadas.
1. La propuesta ganadora incluía una combinación de dispositivos Gestener 4045 completamente nuevos y dispositivos Ricoh 3500/6000 remanufacturados, todos compatibles con impresión A3 a alta velocidad. Las unidades Gestener 4045 satisfacían las necesidades de impresión de documentos en gran volumen. Los dispositivos Ricoh remanufacturados fueron optimizados con funciones mejoradas de impresión segura, cumpliendo así los requisitos gubernamentales de confidencialidad. La solución fue adjudicada a un costo de solo unos pocos dólares por día, con un plazo de contrato de dos años, totalmente alineado con los estándares gubernamentales de control presupuestario.
2. Se instalaron módulos de impresión protegidos con contraseña en todos los dispositivos e integrados con el software empresarial de colaboración. Los miembros del personal deben introducir credenciales únicas para liberar los trabajos de impresión. Además, se conservan registros integrales de impresión para permitir la trazabilidad de los documentos, garantizando así el cumplimiento total de las normativas gubernamentales de seguridad y confidencialidad.
la solución incluye cinco años de servicios gratuitos de mantenimiento y reparación, con inspecciones programadas in situ y el reemplazo de piezas de calidad original. Se aplica un modelo de facturación por impresión, que cobra únicamente en función de los volúmenes reales de impresión, eliminando eficazmente los costos asociados al equipo inactivo.
La eficiencia general del proceso de impresión de documentos aumentó un 60 %, permitiendo un funcionamiento fluido durante los períodos pico de licitaciones. Las funciones de impresión segura eliminaron los riesgos de filtración de información y superaron con éxito las auditorías gubernamentales de cumplimiento. El modelo de pago por impresión redujo los costos totales de impresión en oficina un 30 %, logrando ahorros significativos mientras se mejoraba la eficiencia operativa.
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