×
Utbud från Singapore:s regering – Fallstudie: En distriktsmyndighet hade gammal utrustning, långsam A3-utskrift, säkerhetsproblem och en strikt budget. Via ett offentligt upphandlingsförfarande valdes en MPS-hyresavtal med höghastighets-A3-enheter (nya Gestetner-enheter samt säkrade återanvända Ricoh-enheter), med funktioner för säker utskrift/auditloggar, 5 år gratis underhåll och betalning per utskrivit sidnummer. Resultat: Utskriftseffektiviteten ökade med 60 %, inga dataläckor uppstod, efterlevnad av kraven godkändes och kostnaderna sjönk med 30 %.
Kunden är en distriktsnivå myndighetsavdelning i Singapore, ansvarig för distribution av policydokument, förberedelse av upphandlingsannonseringar och arkivhantering. Avdelningen har strikta krav på utrustningssäkerhet, stabilitet och utskriftseffektivitet. Dessutom måste alla inhämtningsaktiviteter följa regeringens upphandlingsprinciper om transparens, öppenhet och kostnadseffektivitet.
Befintlig skrivarutrustning var föråldrad, med långsamma A3-skrivartakter, vilket gjorde det svårt att hantera stora volymer dokument under peakperioder för upphandling.
Offentliga handlingar innehåller känslig information, vilket kräver strikta datasäkerhetsåtgärder för att förhindra informationsläckage under skrivarprocessen.
Budgetarna för offentlig upphandling är begränsade, vilket kräver kontroll över kostnader för utrustningsinköp och efterföljande drift- och underhållskostnader samtidigt som funktionskraven uppfylls.
Genom en offentlig statlig upphandling valdes en MPS-lösning (Managed Print Services) via leasing, stödd av särskilda servicevillkor.
det vinnande förslaget inkluderade en kombination av helt nya Gestener 4045-enheter och omproducerade Ricoh 3500/6000, alla med stöd för höghastighetsutskrift i A3-format. Gestener 4045-enheterna mötte behoven av utskrift av stora dokumentvolymer. De omproducerade Ricoh-enheterna optimerades med förbättrade säkra utskriftsfunktioner, vilket uppfyllde kraven på sekretess från myndigheterna. Lösningen tilldelades till en kostnad av endast ett par dollar per dag, med en tvåårig kontraktstid, helt i linje med statens standarder för budgetkontroll.
lösenordsskyddade utskriftsmoduler installerades på alla enheter och integrerades med företagets samarbetsprogramvara. Anställda måste ange unika inloggningsuppgifter för att släppa utskriftsjobb. Dessutom sparas omfattande utskriftsloggar för att möjliggöra spårning av dokument, vilket säkerställer full efterlevnad av myndigheternas säkerhets- och sekretessregler.
3. Lösningen inkluderar fem år av gratis underhåll och reparationstjänster, med schemalagda besiktningar på plats och utbyte av originalkvalitetsdelar. En betala-per-utskriftsmodell tillämpas, där debitering sker endast baserat på faktiska utskriftsvolymer, vilket effektivt eliminerar kostnader för obenyttad utrustning.
Den totala dokumentutskriftseffektiviteten ökade med 60 %, vilket möjliggjorde smidig drift under högsäsong för upphandlingar. Säkra utskriftsfunktioner eliminierade risker för informationsläckage och klarade framgångsrikt myndighetsgranskningar enligt efterlevnadsregler. Betala-per-utskriftsmodellen minskade de totala kontorsutskriftskostnaderna med 30 %, vilket resulterade i betydande kostnadsbesparingar samtidigt som driftseffektiviteten förbättrades.
EN
