×
Przetarg rządu Singapuru — Przypadek z jednego z dystryktów. Agencja dystryktowa posiadała przestarzałe wyposażenie, wolne drukowanie formatu A3, obawy dotyczące bezpieczeństwa oraz ograniczony budżet. W ramach przetargu wybrano wynajem systemu zarządzania drukowaniem (MPS) z wykorzystaniem szybkich urządzeń do drukowania formatu A3 (nowe urządzenia Gestetner oraz bezpieczne, odnowione urządzenia Ricoh), wyposażonych w funkcje bezpiecznego drukowania i rejestracji dzienników audytu, z 5-letnią darmową obsługą serwisową oraz opłatą za każdą wydrukowaną stronę. Wyniki: efektywność drukowania wzrosła o 60%, nie wystąpiły przypadki wycieku danych, spełniono wymagania z zakresu zgodności, koszty zmniejszyły się o 30%.
Klientem jest departament administracyjny na poziomie dzielnicy w Singapurze, odpowiedzialny za dystrybucję dokumentów politycznych, przygotowanie ogłoszeń przetargowych oraz zarządzanie archiwami. Departament stawia surowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa, stabilności i wydajności sprzętu. Ponadto wszystkie działania zakupowe muszą być zgodne z zasadami przejrzystości, otwartości i efektywności kosztowej obowiązującymi w przetargach rządowych.
Istniejące urządzenia drukujące były przestarzałe, a ich wolna prędkość drukowania w formacie A3 utrudniała obsługę dużych wolumenów dokumentów w okresach szczytowych przetargów.
Dokumenty rządowe zawierają informacje poufne, co wymaga ścisłych środków bezpieczeństwa danych w celu zapobiegania wyciekowi informacji podczas procesu drukowania.
Budżety zakupów rządowych są ograniczone, co wymaga kontroli kosztów zakupu sprzętu oraz późniejszych kosztów eksploatacji i konserwacji przy jednoczesnym spełnieniu wymagań funkcjonalnych.
Poprzez publiczny przetarg rządowy wybrano rozwiązanie wynajmu MPS (Managed Print Services), wsparte dedykowanymi warunkami usługowymi.
1. Zwycięska propozycja obejmowała kombinację nowych urządzeń Gestener 4045 oraz zremanufacturowanych Ricoh 3500/6000, wszystkie obsługujące szybki druk w formacie A3. Jednostki Gestener 4045 spełniały potrzeby związane z drukiem dokumentów o dużej liczbie stron. Zremanufacturowane urządzenia Ricoh zostały zoptymalizowane pod kątem ulepszonych funkcji bezpiecznego druku, spełniając wymagania rządowe dotyczące poufności. Rozwiązanie zostało przyznane za koszt zaledwie kilku dolarów dziennie, na okres dwuletniego kontraktu, w pełni zgodnie ze standardami kontroli budżetu rządowego.
2. Na wszystkich urządzeniach zainstalowano moduły druku chronionego hasłem, które zostały zintegrowane z oprogramowaniem do współpracy zespołowej. Pracownicy muszą wprowadzić unikalne dane uwierzytelniające, aby wydrukować zadania. Dodatkowo, kompleksowe dzienniki drukowania są przechowywane w celu umożliwienia śledzenia dokumentów, zapewniając pełną zgodność z przepisami rządowymi dotyczącymi bezpieczeństwa i poufności.
3. Rozwiązanie obejmuje pięć lat bezpłatnych usług konserwacji i napraw, w tym regularne przeglądy na miejscu oraz wymianę części oryginalnej jakości. Stosowany jest model rozliczeń opłata-za-drukowanie, w ramach którego opłaty są naliczane wyłącznie na podstawie rzeczywistej liczby wydruków, co skutecznie eliminuje koszty związane z nieużywanym sprzętem.
Ogólna efektywność drukowania dokumentów wzrosła o 60%, umożliwiając płynne działanie w okresach szczytowego obciążenia związanego z przetargami. Funkcje bezpiecznego drukowania wyeliminowały ryzyko wycieku informacji i umożliwiły pomyślne przejście audytów zgodności z wymogami rządowymi. Model opłata-za-drukowanie zmniejszył ogólne koszty drukowania w biurze o 30%, osiągając znaczące oszczędności przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności operacyjnej.
EN
