×
Singapore-regjeringens anbudssak: En distriktsmyndighet hadde utdatert utstyr, langsom A3-utskrift, sikkerhetsproblemer og en stram budsjett. Gjennom et anbud valgte de en MPS-leieavtale med høyhastighets-A3-enheter (nye Gestetner-enheter samt sikre rekonstruerte Ricoh-enheter), med funksjoner for sikker utskrift/etterprøvingslogger, 5 år gratis vedlikehold og betaling per side. Resultater: Utskriftseffektivitet økt med 60 %, ingen datalekkasjer, etterlevelse av krav godkjent, kostnader redusert med 30 %.
Kunden er en distriktsnivå myndighet innen offentlig administrasjon i Singapore, ansvarlig for distribusjon av politiske dokumenter, forberedelse av anbudsannonser og arkivhåndtering. Avdelingen har strenge krav til utstyrets sikkerhet, stabilitet og utskriftseffektivitet. I tillegg må alle innkjøpsaktiviteter følge offentlige anbudsprinsipper om åpenhet, transparens og kostnadseffektivitet.
Eksisterende skriveutstyr var utdatert, med sakte A3-utskriftshastigheter, noe som gjorde det vanskelig å håndtere store mengder dokumenter i perioder med høy belastning fra anbud.
Offentlige dokumenter inneholder sensitiv informasjon og krever streng data sikkerhet for å forhindre lekkasje av informasjon under utskriftsprosessen.
Offentlige anskaffelsesbudsjett er begrenset og fordrer kontroll over utstyrskjøp og påfølgende drifts- og vedlikeholdskostnader, samtidig som funksjonelle krav må oppfylles.
Gjennom en offentlig anbudsprosess ble en MPS-løsning (Managed Print Services) valgt, støttet av dedikerte servicevilkår.
1. Den vinnende tilbudsløsningen inkluderte en kombinasjon av helt nye Gestener 4045-enheter og ombygde Ricoh 3500/6000, alle med støtte for hurtig A3-utskrift. Gestener 4045-enhetene dekket behovet for utskrifter i høy volum. De ombygde Ricoh-enhetene var optimalisert med forbedrede sikre utskriftsfunksjoner, og imøtekom dermed krav til konfidensialitet fra myndighetene. Løsningen ble tildelt til en kostnad på bare et par dollar per dag, med en toårig kontraktperiode, fullt i samsvar med offentlige budsjettkontrollstandarder.
2. Skrivemoduler med passordbeskyttelse ble installert på alle enheter og integrert med bedriftens samarbeidsprogramvare. Ansatte må angi unike innloggingsopplysninger for å frigjøre utskriftsoppdrag. I tillegg lagres omfattende utskriftslogger for å sikre sporebarhet av dokumenter, noe som garanterer full etterlevelse av myndighetenes sikkerhets- og konfidensialitetsregler.
3. Løsningen inkluderer fem år med gratis vedlikehold og reparasjonstjenester, inkludert planlagte besøk på stedet og utskifting av originale deler av samme kvalitet. En betal-per-utskrift-faktureringsmodell anvendes, der man kun faktureres basert på faktisk utskriftsvolum, noe som effektivt eliminerer kostnader knyttet til ubrukt utstyr.
Samlet dokumentutskriftseffektivitet økte med 60 %, noe som muliggjorde smidig drift under perioder med høy etterspørsel etter anbud. Sikre utskriftsfunksjoner eliminerte risikoen for informasjonslekkasje og besto suksessfullt regjeringens etterlevelsesrevisjoner. Betal-per-utskrift-modellen reduserte de totale kontorutskriftskostnadene med 30 %, noe som resulterte i betydelige kostnadsbesparelser samtidig som driftseffektiviteten forbedret seg.
EN
