×
Licitație guvernamentală din Singapore. Un agent al districtului avea echipamente vechi, imprimare A3 lentă, probleme de securitate și un buget limitat. Prin licitație, a ales un contract de închiriere MPS cu dispozitive A3 de mare viteză (noi Gestetner + Ricoh recondiționate și securizate), dotate cu funcții de tipărire securizată/jurnale de audit, întreținere gratuită pe 5 ani și plată pe pagină. Rezultate: eficiență la imprimare +60%, nicio scurgere de date, conformitate obținută, costuri reduse cu 30%.
Clientul este un departament administrativ guvernamental la nivel districtual din Singapore, responsabil pentru distribuirea documentelor de politică, pregătirea anunțurilor de licitație și gestionarea arhivelor. Departamentul are cerințe stricte privind securitatea, stabilitatea echipamentelor și eficiența imprimării. În plus, toate activitățile de achiziții trebuie să respecte principiile guvernamentale de transparență, deschidere și eficiență privind costurile.
Echipamentele de imprimare existente erau învechite, cu viteze lente de imprimare A3, ceea ce făcea dificilă gestionarea unor volume mari de documente în perioadele de vârf ale licitațiilor.
Documentele guvernamentale conțin informații sensibile, necesitând măsuri stricte de securitate a datelor pentru a preveni scurgerea de informații în timpul procesului de imprimare.
Bugetele de achiziții publice sunt limitate, fiind necesară controlarea costurilor de achiziție a echipamentelor, precum și a celor ulterioare de funcționare și întreținere, respectând în același timp cerințele funcionale.
Prin intermediul unei licitații publice guvernamentale, a fost selectată o soluție de leasing MPS (Managed Print Services), susținută de prevederi de servicii dedicate.
1. Propunerea câștigătoare a inclus o combinație de dispozitive brand-new Gestener 4045 și dispozitive remanufacturate Ricoh 3500/6000, toate susținând imprimarea rapidă A3. Unitățile Gestener 4045 au acoperit nevoile de imprimare documente în volum mare. Dispozitivele remanufacturate Ricoh au fost optimizate cu funcții îmbunătățite de imprimare sigură, respectând cerințele guvernamentale de confidențialitate. Soluția a fost acordată la un cost de doar câțiva dolari pe zi, pe o perioadă de contract de doi ani, complet aliniată la standardele guvernamentale de control bugetar.
2. Module de imprimare protejate prin parolă au fost instalate pe toate dispozitivele și integrate cu software-ul de colaborare întreprindere. Angajații trebuie să introducă credențiale unice pentru a lansa sarcinile de imprimare. În plus, jurnale complete de imprimare sunt păstrate pentru a permite urmărirea documentelor, asigurând conformitatea deplină cu reglementările guvernamentale privind securitatea și confidențialitatea.
3. Soluția include cinci ani de servicii gratuite de întreținere și reparații, cu inspecții planificate la fața locului și înlocuirea pieselor de calitate originală. Se aplică un model de facturare pe bază de pagini imprimate, perceput doar în funcție de volumul real de imprimare, eliminând astfel eficient costurile asociate echipamentelor inactive.
Eficiența generală a imprimării documentelor a crescut cu 60%, permițând o funcționare fără probleme în perioadele de vârf ale licitațiilor. Funcțiile de imprimare securizată au eliminat riscurile de scurgeri de informații și au trecut cu succes auditurile de conformitate guvernamentale. Modelul de plată pe pagină imprimată a redus costurile totale de imprimare din birou cu 30%, obținând economii semnificative de costuri, în timp ce eficiența operațională a fost îmbunătățită.
EN
