Офис Цопиер РОИ: Подигнути ефикасност коришћења

Разумевање укупне трошкове власништва за канцеларијске копираче

Поред цене на налепници: хардвер, опрема, одржавање и скривени трошкови радног труда

Куповна цена канцеларијски копирач представља само 40% трошкова током свог живота, према истраживању индустрије од Међународне корпорације података (ИДЦ). Потпуна анализа ЦЦО мора да иде изван хардвера да укључи потрошљиве материјале, сервис и често занемарено трошкове радног труда:

• Хардвер/добаве : Тонер, бубњеви и резервни деловиобично 2535% петгодишње ТЦО
• Одржавање : Уговор о услуге у просеку од 175 долара месечно по уређају, или 10.500 долара у року од пет година
• Скривена радна сила : решавање проблема са ИТ-ом, обука запослених и административни задаци као што су реордервање снабдевањарачуновање до 20% укупних трошкова

Током 5-годишњег животног циклуса, ови оперативни и радни трошкови рутински прелазе почетну инвестицију. На пример, средњи МФП од 8.500 долара амортизује се на 1.700 долара годишње, али додавање потрошљивих материјала, одржавања и радног труда доводи годишње ТЦО до 4.200 5.800 долара.

Како А3 МФП, аутентификација и скенирање до фасцикла утичу на дугорочну ЦОО

Модерне карактеристике пружају мерењу контроле трошкова, а не само погодност. Када се намерно распореде, они мењају начин на који организације распоређују ресурсе за штампу:

Заједно, ове могућности подржавају прецизну распредељење трошкова, елиминишу вишак и јачају усаглашеност - кључне покретаче одрживог повратног прихода инвестиција.

Повезивање образаца коришћења са РОИ-ом реалних канцеларијских копирача

Анализа обима штампе, дуплексног усвајања и понашања одељења са анализом употребе

Истински повратак инвестиције не долази од гледања на спецификације на папиру, већ од разумевања шта људи заправо раде када штампају ствари. Модерне платформе за управљање штампањем прикупљају детаљне информације о томе колико се штампа, да ли се документи штампају са једне или двостране стране, колико често се користи боја, па чак и прате потрошњу у различитим одељењима. Ови бројеви показују проблеме које у редовним извештајима једноставно не могу да се ухватију. Узмите одјеље где се мање од 20% штампања врши у дуплексном режиму, на пример. Према истраживању Института Понемон 2023. године, то може довести до губитка новца у износу од око 740.000 долара сваке године потрошених на папир, мастило и одбацивање свих оних додатних отпада. Још један уобичајени проблем се појављује када се пуно боје штампа на машинама које се не користе. Ова неисправност између онога што радници требају да обављају свој посао и онога што је опрема доступна ствара непотребне трошкове за компаније.

Када правни персонал штампа документе само са једне стране или када маркетинг људи аутоматски бирају цветну штампу, то нису само лоше навике. Они заправо представљају прави новац који иде у дренаж. Гледање података о употреби помаже да се ова посматрања претвори у нешто корисно. На пример, има смисла комбиновати те пет ретко коришћених А3 штампача у различитим одељењима у само два велика мултифункционална уређаја. То смањује број опреме за око 60 одсто, уштеди око 22 одсто на трошковима одржавања и даје ИТ особље више времена да ради на важним пројектима уместо да цео дан поправља сломљене машине. Цео приступ мења начин на који компаније размишљају о трошковима. Уместо да гледају на трошкове након што се деси, предузећа почињу да доносе паметне изборе унапред. Новац који се уштеде боље управљањем штампача преусмерава се у аутоматизоване системе који се баве понављајућим задатцима, ослобађајући запослене да се фокусирају на оно што је заиста важно за корисност компаније.

Оптимизација ефикасности оперативним ливерима и технологијом

Софтвер за управљање штампом, спровођење политике и одговорне навике штампања

Софтвер за управљање штампањем је у основи оно што држи у контроли укупне трошкове власништва. То помаже да се спроводе политике, даје менаџерима јасан поглед на оно што се дешава у реалном времену, и осигурава да људи преузму одговорност за своје навике штампања. Само постављање штампача на дуплексни режим може смањити отпад папира за око 18 до 25 посто сваке године, бројке које смо видели из студија Кипоинт Интелигенце. Када компаније имплементирају сигурне функције за штампање, обично виде око 30% мање изгубљених страница које се заборављају у излазним подносима. Ограничења одјела, упозорења када неко непотребно покушава да штампа у боји и индивидуалне контролне табле које показују обрасце коришћења подстичу боље понашање без успоравања радних процеса. Оно што је заиста вредно је како ови системи прикупљају податке о стварним навикама штампања. Ове информације постају веома важне када предузећа морају да одлуче да ли имају превише или превише мало уређаја који се крећу у канцеларији, стварајући директну везу између онога што се штампа, ко то ради и колико новца пролази кроз врата.

Стратегије за право димензионирање и консолидацију уређаја у управљаним услугама штампе (МПС)

Ефикасна МПС почиње објективном проценом, а не претпоставкама. Поставници анализирају коришћење уређаја, обрасце радног тока и географску дистрибуцију како би заменили слабе јединице са једном функцијом са адекватно скалираним мултифункционалним принтерима А3. Ово право димензирање даје комбинативне предности:

Осим трошкова, консолидација смањује неефикасност штампања, минимизује прекиде у сервису и побољшава време рада. Организације које спроводе свеобухватне програме МПС обично смањују укупне трошкове штампе за 2030%без жртвовања квалитета излаза или корисничког искуства.

Изградња пословног случаја који је спреман за инвестиције у канцеларијске копије

Добивање руководилаца обично захтева претварање ових дневних оперативних бројева у нешто што има финансијски смисао за целокупно пословање. Почнимо упоређивањем онога што сада трошимо са укупним трошковима власништва. Не заборавите ни на све тајне трошкове - размислите о томе колико времена наши ИТ људи проводе подржавајући опрему или управљајући залихама иза кулиса. Па погледајте шта се дешава након што инвестирамо у побољшања. Истински новац долази из одређених области где знамо да можемо уштедети. На пример, када компаније спроводе политике дуплексног штампања у свим одељењима, оне имају тенденцију да значајно смање отпад папира. Укључивање уређаја такође значи мање потреба за одржавањем и поправкама током времена. И имплементација одговарајућих система аутентификације помаже да се спречи неовластен приступ који доводи до губљења ресурса. Према недавним студијама из прошле године, предузећа која оптимизују своје штампачке паркове помоћу управљаних услуга штампања обично виде смањење оперативних трошкова од око 15 до можда чак 30 посто.

Затим повежите те бројеве са лидерским приоритетима:

• Стратешки утицај : Модерни МФП подржавају шифровано скенирање до фајлова, сигурно штампање и регистре коришћења спремни за ревизију смањујући изложеност у складу са ХИПАА, РДПР и СОКС оквирима
• Ратни временски план РОИ : Са реалним подацима о употреби, већина оптимизованих примена остварује повратак у року од 12 до 24 месеца
• Скалабилност : Флексибилни лизинг и уређаји повезани са облаком прилагођавају се хибридном раду, сезонским скоковима потражње или организационом расту

Завршити са јасним следећим корацима: дефинисати модел власништва (укуп или куповина), нацртати обим имплементације и идентификовати унутрашње заинтересоване стране. На овај начин, канцеларијски копирач постаје мерљив покретач ефикасности, сигурности и скалабилности, а не само трошак за линијске ставке.

Спреман да максимизираш рОИ свог канцеларијског копирача и смањиш непотребне трошкове штампе?

Ваша канцеларијска флота копирача је више од простог скупа уређаја - то је основни покретач оперативне ефикасности, контроле трошкова и мерење пословне повратне притоке. Ниједан буџет за штампу не може да приушти отпад неоптимизованих уређаја, неуправљеног понашања корисника и скривених трошкова ЦКО који тихо смањују вашу доходност. Усаглашавајући своју флоту са вашом употребом у стварном свету, имплементирајући политике штампе засноване на подацима и сарађујући са искусним провајдером решења за штампу, ослободите ћете одрживу уштеду трошкова, предвидиво буџетирање и максимални дугорочни РОИ.

За комплетна канцеларијска печатничка решења прилагођена вашим јединственим пословним потребама, укључујући високоефикасне А3 МФП-ове водећих светских брендова (Канон, Рицо, Ксерокс, Коника Минолта), потпуно прилагођене управљане услуге штампе и флексибилне моделе лизин Колит доноси преко 30 година професионалног искуства у индустрији штампе и сликања, национални тим сертификованих инжењера и једностална МПС решења за предузећа свих величина широм света. Контактирајте нас данас за ревизију штампане флоте без обавеза и оцену рОИ-а на основу прилагођености, како бисте изградили оптимизовану стратегију канцеларијских копирача који смањују трошкове и повећавају дугорочну вредност.

Често постављана питања (FAQ)

Шта је укупни трошак власништва (ТЦО)?

Тотални трошкови власништва (ТЦО) се односе на потпуне трошкове поседовања и управљања уређајем током његовог живота, укључујући куповину, потрошњу, одржавање и трошкове рада.

Како консолидација уређаја може смањити трошкове?

Консолидација уређаја смањује трошкове смањењем уговора о одржавању, потрошње енергије и накнаде за управљање снабдевањем, јер је потребно мање уређаја за обављање више функција.

Коју улогу игра софтвер за управљање штампом у контроли трошкова?

Софтвер за управљање штампом спроводи политике штампе, омогућава праћење коришћења у реалном времену и подстиче одговорне навике штампе, чиме се смањује отпад и повезани трошкови.