Управляемые печатные услуги MPS: комплексное решение по аренде копировальной техники

Почему комплексная аренда копировальной техники необходима для современных управляемых печатных услуг (MPS)

Для компаний, использующих современные управляемые печатные услуги (MPS), объединение copier включение лизинга в общую стратегию имеет большой смысл, когда речь заходит об устранении этих назойливых операционных «силосов» и о работе с чрезмерным количеством различных поставщиков. Традиционный подход — отдельно приобретать оборудование, отдельно заниматься его техническим обслуживанием и отдельно оформлять заказы на расходные материалы — в конечном итоге приводит к скрытым издержкам, множеству несоответствий в качестве сервисного обслуживания и замедлению рабочих процессов в разных подразделениях. Когда компании объединяют свои лизинговые соглашения в рамках программ управляемых печатных решений (MPS), они получают более высокий уровень контроля над всеми аспектами печатной деятельности. Это позволяет им оптимизировать парк принтеров, обеспечивая, чтобы каждое устройство действительно соответствовало потребностям конкретного подразделения в плане объёмов использования, а не стояло без дела, в то время как другие устройства не справляются с нагрузкой.

Когда компании объединяют лизинг оборудования с управляемыми сервисами печати, проактивное техническое обслуживание происходит естественным образом. Мониторинг в реальном времени выявляет проблемы задолго до того, как что-либо выйдет из строя в офисе. Возьмём, к примеру, автоматическую доставку тонера. Когда такая система работает в связке с арендованными принтерами, большинство компаний сообщают о снижении простоев примерно на треть и значительно меньшем количестве экстренных вызовов техников по ремонту. А масштабирование не представляет никакой сложности. Недавно средняя юридическая фирма обновила весь свой парк копировальных аппаратов на середине срока действия лизингового договора: устаревшие устройства были заменены более современными, потребляющими меньше электроэнергии, а также добавлены популярные сегодня функции безопасной печати. Всё это вполне логично: нет необходимости ждать поломки, чтобы получить более передовые технологии.

С финансовой точки зрения интегрированный лизинг превращает непредсказуемые крупные закупки в регулярные ежемесячные расходы, которые проще планировать. Компаниям не нужно вносить значительные суммы авансом, при этом в большинстве случаев вся техническая поддержка и обслуживание уже включены в стоимость. Ещё один важный плюс — устойчивость (sustainability). Оптимизируя размеры автопарка, компании сокращают потребление энергии примерно на 25 %. Объём бумажных отходов также снижается примерно на 40 %, поскольку принтеры автоматически печатают на обеих сторонах листа и требуют ввода учётных данных перед началом любой печати. Однако объединение лизинга копировальной техники с управляемыми услугами печати создаёт не просто какую-то систему, а нечто по-настоящему особенное: гибкую систему печати, в которой затраты остаются под контролем, а масштабирование происходит параллельно с ростом бизнеса на разных этапах его развития.

Как интегрированный лизинг копировальной техники оптимизирует совокупную стоимость владения (TCO)

Единый счёт и управление парком копировальной техники оптимального размера

Когда компании объединяют аренду копировальной техники с финансированием оборудования и управляемыми услугами печати в одном счёте, они обычно экономят около 15–20 % ежемесячно на административных расходах. Больше не нужно тратить время на сверку отдельных счетов за оборудование, техническое обслуживание и заказы расходных материалов. Анализ отчётов об использовании за квартал помогает компаниям оптимизировать свою систему печати. Рассмотрим реальный пример: замена десяти отдельных принтеров всего на три многофункциональных устройства позволяет не только сократить расходы по договорам аренды, но и снизить энергопотребление, а также освободить место в офисах. Цифры тоже говорят сами за себя: когда руководители отслеживают фактическую загрузку каждого устройства по сравнению с его техническими возможностями, срок службы оборудования увеличивается, и необходимость его замены откладывается на более поздний срок.

Устранение скрытых затрат, вызванных фрагментацией поставщиков

Использование разных поставщиков для лизинга оборудования и управляемых печатных услуг зачастую приводит к дорогостоящим проблемам в будущем. Когда с оборудованием возникают неполадки, компании перекладывают вину друг на друга, что может затянуть ремонт на несколько дней. Согласно исследованию Института Понемона, проведённому в 2023 году, предприятия теряют около 740 долларов США каждый час простоя копировальных аппаратов. Заключение одного комплексного контракта устраняет этот хаос, поскольку вся ответственность — за регулярное техническое обслуживание, заказ расходных материалов и бесперебойную работу оборудования — сосредоточена в одних руках. Деньги, тратившиеся впустую из-за ошибок в выставлении счётов, просто исчезают, когда взаимодействовать приходится лишь с одной компанией, что значительно упрощает отслеживание фактических уровней оказываемых услуг. Кроме того, интеллектуальные системы мониторинга следят за уровнем тонера и состоянием других компонентов задолго до их полного выхода из строя. В результате исключаются неожиданные счета за ремонт, которые порой могут увеличить общие расходы почти на треть.

Централизованное управление дополнительно оптимизирует циклы обновления, согласуя модернизацию с условиями лизинга, чтобы избежать штрафов за преждевременную замену — превращая переменные расходы в предсказуемые операционные инвестиции.

Ключевые компоненты по-настоящему интегрированного решения MPS и лизинга копировальной техники

Мониторинг устройств в реальном времени и проактивное обслуживание копировальной техники

Правильная интеграция систем во многом зависит от постоянного контроля за происходящим на всем протяжении печатной инфраструктуры. Эти системы удалённого мониторинга отслеживают частоту использования принтеров, моменты, когда заканчивается тонер, а также выявляют возможные механические неисправности самих устройств. Они позволяют выявлять проблемы на ранней стадии, чтобы заменить изношенные компоненты до того, как оборудование полностью выйдет из строя. Согласно отраслевым данным, компании, внедрившие такие системы, обычно сокращают простои копировальных аппаратов примерно на 85 %. Кроме того, при снижении запасов расходных материалов система автоматически размещает заказы на их пополнение — это означает, что никому не придётся в последнюю минуту спешно искать бумагу или чернила. Что это даёт на практике? Меньше потраченного впустую времени на устранение технических неполадок и больше рабочих часов, посвящённых выполнению реальных задач вместо ожидания ремонта или поиска расходных материалов.

Гибкие условия финансирования, циклы обновления технологий и пути модернизации

Комплексные решения помогают компаниям избежать серьёзных проблем с расходами, предлагая гибкие варианты лизинга. Бизнес может получить в пользование самые современные копировальные аппараты вместе с пакетами технического обслуживания и платить регулярные ежемесячные суммы вместо того, чтобы единовременно вносить крупные платежи. Большинство договоров предусматривают обновление оборудования примерно каждые три–четыре года, что позволяет поддерживать технику на современном уровне без непредвиденных ситуаций. Ведущие поставщики также предоставляют возможность постепенного обновления оборудования — например, добавления таких функций, как безопасный релиз печати или интеграция с облачными сервисами. Это обеспечивает актуальность технологий и превращает непредсказуемые затраты на оборудование в стабильные текущие расходы, которые проще учитывать при составлении бюджета.

Стратегическое бизнес-воздействие: прогнозирование, управление и масштабируемый рост

Когда компании объединяют управляемые услуги печати с арендой копировальных аппаратов, они получают существенные преимущества для повседневной работы. Такая система даёт предприятиям чёткое представление о том, какой объём печати выполняется и какие устройства используются чаще всего. Это позволяет значительно улучшить прогнозирование бюджета и сократить непредвиденные расходы, которые при неэффективном управлении могут составлять от 15 до 30 % всех затрат на печать. Объединение контрактов со всеми поставщиками также упрощает процессы. Компании могут применять единые правила безопасности и требования соответствия ко всем устройствам в офисе. Это особенно важно, поскольку инциденты утечек данных по-прежнему происходят слишком часто. Согласно отчёту IBM за прошлый год, средняя стоимость одного инцидента утечки данных для компаний составляет около 4,35 млн долларов США. Такие суммы быстро накапливаются, если вопросы безопасности не решаются должным образом на всём оборудовании.

Такой унифицированный подход также обеспечивает устойчивость роста в будущем: компании могут динамически масштабировать парки оборудования вверх или вниз на основе аналитики реального времени по использованию — избегая избыточного резервирования и одновременно сохраняя производственную мощность в период расширения. Автоматический учёт показаний счётчиков и пополнение расходных материалов на основе ИИ обеспечивают бесперебойную адаптацию к колебаниям рынка без необходимости ручного вмешательства.

Готовы перейти на экономичную печать с интегрированными управляемыми службами печати и арендой копировальной техники?

Интеграция управляемых служб печати и аренды копировальной техники составляет основу оптимизированной, недорогой и масштабируемой офисной печати — ни одна компания не может позволить себе скрытые издержки, простои и фрагментацию изолированных систем печати. Объединив аренду, мониторинг, техническое обслуживание и расходные материалы в единое решение, вы обеспечите предсказуемое бюджетирование, сократите совокупную стоимость владения (TCO) и создадите парк печатного оборудования, готовый к будущим вызовам.

Для комплексных решений по аренде МФУ в рамках управляемых услуг печати (MPS), адаптированных под нужды вашего бизнеса — с высокопроизводительными многофункциональными устройствами (МФУ) от Canon, Ricoh, Xerox и Konica Minolta, мониторингом парка оборудования в реальном времени, гибкими условиями аренды, проактивной поддержкой сертифицированных инженеров и прозрачной «всё-включено» стоимостью — сотрудничайте с поставщиком, обладающим более чем 30-летним опытом работы в индустрии печати. Компания Kolit предлагает персонализированные решения в области MPS/DMC, 15 филиалов по всей стране, 390 сертифицированных инженеров и оборудование, соответствующее международным стандартам качества, чтобы устранить неэффективность в сфере печати и снизить совокупную стоимость владения. Свяжитесь с нами уже сегодня для бесплатной консультации без каких-либо обязательств и разработайте полностью интегрированную стратегию аренды копировальной техники для вашего бизнеса.